Myterne om effektivitet står i kø
Når jeg har personer i udviklingsforløb eller til jobkonsultationer, står myterne tit i kø. De har hørt, læst og fået at vide, at de skal præstere og være effektive på helt bestemte måder:
Først pligten, så fornøjelsen. Først det sure, så det søde.
Man bliver langt mere effektiv, når man har en to-do-liste.
Start med at sluge frøen – så er det værste overstået.
Men det virker ikke for dem. Eller måske virker det i en uge eller to. Og så kører de sur i det.
I stedet for at være effektive har de kronisk dårlig samvittighed over ikke at komme i gang, ikke at være effektive HELE tiden og over, at to-do-listen bliver længere for hver dag.
Pointen er, at de generelle tips ikke virker for alle. Det afhænger nemlig af dit personlige præstationsmønster, hvad der virker for dig.
Test dit Præstationsmønster
Drop den dårlige samvittighed – og slug chokoladefrøen!
Når du har det springvise præstationsmønster, kommer energien til dig i ryk – du er enten tændt, på og i flow, eller også er du absolut ikke.
Når du ikke er i flow, kan du afholde hemmeligt mesterskab i overspringshandlinger, slå dig selv i hovedet med kronisk dårligsamvittighed og føle dig ualmindeligt doven! Det bliver kun værre af, at du sammenligner dig med med dine kolleger, der tilsyneladende bare går i gang uden problemer.
En kvinde med meget af det springvise præstationsmønster havde fået at vide, at hun skulle starte dagen med at sluge frøen – altså begynde med den værste opgave, for så var den overstået. Men det gik ikke særligt godt.
Hvis du har det springvise præstationsmønster, skal du tværtimod begynde med desserten. Du skal altid begynde med den opgave, du har mest lyst til først. For så har og får du energien til også at få overstået den kedelige opgave – bagefter.
Efter den første konsultation vendte kvinden tilbage og var positiv, for hun havde fundet ud af, at det hjalp at tænke, at det var en chokoladefrø hun skulle sluge!
Kom i flow og vær effektiv på din måde
Du skal i øvrigt være opmærksom på, hvornår på dagen du har dit “flow-vindue”, hvor det er lettest for dig at komme i gang med de store opgaver. For nogle er det fra kl. 4-6 om morgenen, for andre sidst på eftermiddagen, når kollegerne er gået hjem, og for mange er det omkring midnat, når alt er stille og ingen længere stiller presserende krav.
Hvornår på dagen er du mest effektiv?
Derefter handler det om at skabe de ideelle rammer for, at du IKKE BLIVER FORSTYRRET! Så du kan få lov at blive i dit effektive flow. Bloker mindst 2 timer i kalenderen, sluk eller sæt mobilen på lydløs og læg den uden for rækkevidde, luk mail-boksen og browseren, hør noget musik (eller hvad der nu skal til, for at du kommer i den rette stemning), og så kan du begynde at nærme dig opgaven. Undersøg, hvad der skal undersøges. Tjek, hvad der skal tjekkes. Gør det klar, der skal være klar… og hov! så er du i fuld gang. 🙂
Smid to-do-listen ud – og nå meget mere!
Når du har mest af det svingende præstationsmønster kommer energien i bølger ligesom vekselstrøm, og du vil være drevet af tidsfrister, vilje til at skabe resultater og nå i mål. Du trives med hasteopgaver, tidspres og et vist element af kaos. Du skal helst have et mål at sigte efter.
Personer med det svingende præstationsmønster har tit lange to-do-lister med ting, de skal huske at have gjort. Mit råd til dem kan virke (angst)provokerende: Smid to-do-listen ud! Hvis der stod noget vigtigt på den, kommer du nok i tanke om det.
Problemet med to-to-lister er nemlig, at de har det med at blive længere og længere, men når der ikke er deadline på nogen af punkterne, bliver det mere en liste over alt det, man udskyder – så den dårlige samvittighed er proportional med antallet af uløste opgaver.
Nå dine opgaver og mål
I stedet for to-do-lister skal du arbejde med mål. Det kan være SMART-mål eller min forenklede danske version: 2 x K.
Kortsigtet og Konkret.
Kortsigtet er i dag, i denne uge og i denne måned.
Konkret er de faktiske opgaver, der skal løses, og de specifikke handlinger, du skal gøre.
Så du kun forholder dig til:
- Det vigtigste projekt i denne måned.
- De vigtigste delmål på det projekt – gerne delt ud på ugerne med 3-5 delmål pr. uge.
- De 3 vigtigste ting, du skal nå i dag.
I praksis kommer der jo altid noget ind fra højre, så selv om du kun har planlagt at gøre 3 ting, når du sandsynligvis 5-8 ting.
Jeg anbefaler, at du registrerer det i din elektroniske kalender eller en lille notesbog – både de 3 ting, du har sat dig for at nå, og alle de andre ting, du ender med at have brugt tid på, når dagen er omme.
Hvis du ikke registrerer, hvad du bruger tid på, vil du ofte opleve, at din dag bliver fragmenteret af alle mulige små ting, der kommer ind fra højre og venstre, og inden du får set dig om, er dagen brugt på alt muligt andet end det, du havde sat dig for, at du ville nå den dag.
Pointen med de 3 vigtigste ting er dels, at det bliver overskueligt, og dels, at du prioriterer de opgaver, der haster mest og/eller har størst betydning for at få fremdrift i de større opgaver/projekter.
Når du er drevet af pligt
Hvis du har mest af det stabile præstationsmønster, har du det bedst med at planlægge dine opgaver og fordele arbejdspresset jævnt over dagen, ugen, måneden og året. Du har sikkert undret dig over dine studiekammerater og kolleger, og hvorfor de ikke bare går i gang med opgaverne med det samme – ligesom du gør.
Du er nemlig drevet af din pligtfølelse og ansvaret for de opgaver, du bliver pålagt eller påtager dig.
Hold dig til planen og undgå at lade dig presse
Du kæmper hverken med udskydelser eller overspringshandlinger. Til gengæld kan du nemt føle dig presset, hvis der kommer uforudsete hasteopgaver, eller for mange deadlines falder tæt på hinanden, så du ikke kan planlægge dig ud af det. For dig er det nemlig vigtigt, at du får lov at gøre tingene i dit eget tempo og på din måde. Så du kan stå inde for resultatet og kvaliteten.
Derfor handler det for dig mere om, at tage højde for, hvornår du senest har brug for at få noget fra andre, når I arbejder sammen om at løse større opgaver. Og så kan det være godt at øve dig i at stå fast og sige nej til flere opgaver. Så du ikke kommer til at påtage dig for meget, bliver tvunget til at jappe dig igennem tingene og skal gå på kompromis med kvaliteten.
Hold dig til tidsplanen – inkl. tid til det uforudsete – registrer, hvad du har nået efterhånden og slut dagen af med god samvittighed og en følelse af at have været effektiv.
Test dit Præstationsmønster
Hør foredrag om præstationsmønstre & motivation i Odense 3. oktober 2020.
Tjek og tilmeld
